Số hóa kiến thức vận hành trong Doanh nghiệp

bởi | Th6 11, 2022 | Chuyển đổi số, CNTT và Viễn thông

Trong một doanh nghiệp có rất nhiều quy trình tồn tại. Những quy trình này có thể được doanh nghiệp quy ước định nội bộ hoặc thậm chí ban hành thành văn bản ISO. Tuy nhiên, tất cả chỉ là trên giấy tờ bởi vì không có một công cụ nào để số hóa và quản lý các quy trình này, dẫn đến hiệu quả làm việc không cao.

Số hóa kiến thức vận hành là quá trình 𝗰𝗵𝘂𝘆𝗲̂̉𝗻 𝗸𝗶𝗲̂́𝗻 𝘁𝗵𝘂̛́𝗰 𝘃𝗮̀ 𝗾𝘂𝘆 𝘁𝗮̆́𝗰 𝗻𝗴𝗵𝗶𝗲̣̂𝗽 𝘃𝘂̣ được mô tả trong tài liệu (ISO) vận hành thành 𝗵𝗲̣̂ 𝘁𝗵𝗼̂́𝗻𝗴 𝗾𝘂𝗮̉𝗻 𝗹𝘆́ 𝗾𝘂𝘆 𝘁𝗿𝗶̀𝗻𝗵 (𝗕𝗣𝗠) 𝘃𝗮̣̂𝗻 𝗵𝗮̀𝗻𝗵 𝗻𝗴𝗵𝗶𝗲̣̂𝗽 𝘃𝘂̣. Một số lợi ích của việc số hoá kiến thức vận hành đem lại như sau:

Hệ thống quản lý quy trình (BPM – Business process management) sẽ sinh ra số liệu mô tả quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp

  • Việc quản lý tập trung quy trình và công việc có thể giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, đánh giá trung thực để đảm bảo bảo phía nhân sự không bị “trật đường ray”.

Mô hình hóa quy trình và giám sát quá trình thực hiện

  • Nếu bạn là một doanh nghiệp lớn, việc đầu tiên cần quan tâm luôn là làm cách nào để phân bổ công việc một cách hợp lý cho các bộ phận. Nếu việc phân bổ lao động không tốt sẽ gây ra sự trễ nải khi người ôm đồm quá nhiều việc, người “ngồi chơi, xơi nước”
  • Từ việc quản lý tập trung rõ ràng về quy trình và công việc sẽ giúp các doanh nghiệp chấm dứt tình trạng “đổ lỗi”, “cha chung không ai khóc” giữa các bộ phận trong công ty.

Phân tích, đo lường, cải tiến và tối ưu hóa các quy trình kinh doanh

  • Các cấp lãnh đạo không phải mất nhiều thời gian, tâm sức đào tạo cho nhân viên mới vì áp dụng quản lý tập trung cho phép các bộ phận tự đào tạo và phân chia công việc cho các nhân viên thuộc bộ phận của mình. Điều này cũng không làm mất đi tính bài bản, hệ thống trong chính sách đào tạo của công ty.
  • Việc đồng bộ giúp ngăn chặn trường hợp có những phòng ban tốn thời gian làm công việc không thuộc phận sự của mình.

Tích hợp các quy tắc nghiệp vụ giúp giảm rủi ro do lỗi con người, gia tăng năng suất, hiệu quả kinh doanh

  • Trước đó nếu các bộ phận phòng ban luôn phải đau đầu vì tìm cách để báo cáo tình hình doanh nghiệp lên cấp trên sao cho thích hợp và gọn gàng nhất thì ngày nay, việc quản lý quy trình và công việc trên cùng một công cụ duy nhất đã trở thành phương pháp giải quyết tất cả mọi mối lo lắng.