Các thành phần của một ERP

bởi | Th7 12, 2022 | CNTT và Viễn thông

I. Tổng quan về mô hình hoạt động của phần mềm ERP

Phần mềm ERP có thể hiểu là một mô hình công nghệ tất cả trong một, tức là bao gồm tất cả các hoạt động kinh doanh chỉ trong một phần mềm. Cụ thể, ERP sẽ liên kết nhiều ứng dụng hoặc phân hệ với các chức năng khác nhau phục vụ cho từng bộ phận của doanh nghiệp. Từ đó sẽ tự động hóa các hoạt động liên quan đến nguồn lực của doanh nghiệp để giảm thời gian xử lý cũng như tối ưu hóa công tác quản lý doanh nghiệp.

II. Đặc điểm của ERP

1) Khả năng đồng bộ hóa

Một phần mềm ERP phải đảm bảo sự kết nối với tất cả các bộ phận cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng tương tác của ERP được xem xét qua ba khía cạnh:

  • CNTT: Đảm bảo kết nối ổn định giữa phần mềm và phần cứng.
  • Sự phối hợp giữa các bộ phận: Đảm bảo sự liên kết của nhiều bộ phận riêng biệt.
  • Hoạt động kinh doanh: Đảm bảo sự phối hợp của nhóm dự án với các quy trình kinh doanh khác.

2) Tính linh hoạt

Khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban có những thay đổi hợp lý, kịp thời theo thời gian thực, đảm bảo hoạt động với thời gian chậm trễ nhất. Ngoài ra, cơ sở dữ liệu phải là Mã nguồn mở có khả năng chỉnh sửa hoặc thiết kế phần mềm phù hợp với từng loại mô hình kinh doanh

3) Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý cá nhân

Sự khác biệt cơ bản nhất là tích hợp. Thông thường, mỗi bộ phận trong công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự, ..) và việc chuyển dữ liệu vẫn là thủ công (sao chép tập tin, gửi thư mục qua email hoặc USB, ..) Ở dạng này, khó kiểm soát bảo mật và hiệu suất thấp.

ERP chỉ là một phần mềm đơn lẻ nhưng cung cấp các phân hệ với đầy đủ các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý riêng biệt. Không chỉ vậy, các module này còn có tính tích hợp cao để tất cả các tệp dữ liệu đều sử dụng một “ngôn ngữ” chung. Có thể thấy ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo một quy trình rất chuyên nghiệp.

III. Hạn chế của ERP là gì?

Hệ thống ERP mang lại nhiều lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, tuy nhiên mọi người cần lưu ý những nhược điểm và rủi ro của hệ thống này. Những bất lợi sau đây mà người mua có thể gặp phải khi triển khai một hệ thống ERP mới:

1.Chi phí của một phần mềm ERP

Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn của một công ty rất nhiều tiền nếu tất cả các bước chuẩn bị không được thực hiện nghiêm túc. Ngoài ra, nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra hàng trăm triệu đồng chỉ để có một giấy phép duy nhất. Chỉ riêng chi phí trả trước của một hệ thống ERP là khá cao và sẽ là mối lo ngại đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một giải pháp đó là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP hay ERP trực tuyến), các doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản hàng tháng.

2.Tốn nhiều thời gian và nhân lực để triển khai

Việc hoàn thiện triển khai hệ thống và vận hành trơn tru đòi hỏi tốc độ triển khai của nhà cung cấp và thời gian làm quen với phần mềm tại doanh nghiệp. Và cả hai việc này đều khá tốn thời gian.

Mặc dù đầu tư vào hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, nhưng việc triển khai có thể tốn kém gấp bốn lần nếu không được tuân thủ chặt chẽ. Việc triển khai này sẽ tác động trực tiếp đến toàn bộ hoạt động kinh doanh vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến ROI thấp nếu không có lộ trình, ngân sách đầu tư mở rộng, nâng cấp hệ thống một cách chính xác.

IV. Mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?

Các doanh nghiệp thường sẽ quan tâm đến kết quả đầu tư hay ROI (Return on Investment) và sẽ đặt ra câu hỏi khi nào họ được hưởng lợi từ ERP? Và mô hình ERP nào là phù hợp?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều công ty tư vấn cung cấp hệ thống ERP, tuy nhiên việc lựa chọn ERP không dựa trên giá cả mà phải tuân theo một số tiêu chí sau:

1. Đặt ra nhu cầu và mục tiêu

Doanh nghiệp nên liệt kê những điều mong muốn trước khi triển khai hệ thống ERP, đồng thời ghi các tính năng “cần có” cho hoạt động sản xuất.

2. Nhận lời khuyên từ nhiều nguồn

Bạn nên tìm hiểu thêm về ERP từ nhiều nguồn như các công ty tư vấn giải pháp ERP, và các blog công nghệ,… Nếu có thể hãy liên hệ với những người đang sử dụng hệ thống ERP, họ sẽ có những đánh giá của khách hàng. quan trọng nhất, từ đó rút ra những lưu ý cần thiết khi sử dụng ERP.

3.Thiết lập quỹ đầu tư của bạn và phát triển một kế hoạch triển khai thực tế

Một quỹ vốn riêng để đầu tư vào ERP là tối ưu thì doanh nghiệp cần lường trước các chi phí tiềm ẩn như chi phí vận hành, chi phí nâng cấp, chi phí nhân lực,…

4. Phần mềm ERP là phương pháp quản lý kinh doanh của tương lai

Việc triển khai phần mềm ERP sẽ giúp doanh nghiệp tập trung hoàn thiện cũng như phát triển hệ thống nội bộ của công ty, để lựa chọn một đơn vị triển khai ERP cần được nghiên cứu một cách tỉ mỉ. Mặc dù sẽ mất thời gian từ vài tháng đến vài năm nhưng giá trị mà ERP mang lại cho doanh nghiệp là vô cùng lớn.


Bái viết được tổng hợp từ nhiều nguồn, mang tính chất tham khảo.